מאמרים ומדריכים · עודכן 17 באוקטובר 2026 · 6 דקות קריאה

ספירת מלאי שנתית או ספירה מחזורית: מה עדיף לעסק קטן?

מאת עופר ויסגלס, מעל 20 שנה במערכות מידע ותהליכים עסקיים, מטמיע Odoo לעסקים קטנים ובינוניים

מה ההבדל בין ספירה שנתית לספירה מחזורית?

הבעיה בספירה שנתית בלבד היא שהיא מגלה פערים מאוחר מדי. אם מוצר נגנב, נשבר או נרשם לא נכון במרץ, מגלים את זה בדצמבר, וכבר אי אפשר להבין מה קרה.

ספירה מחזורית: איך מחליטים מה לספור ומתי?

השיטה המקובלת נקראת ניתוח ABC. מחלקים את המוצרים לשלוש קבוצות לפי החשיבות שלהם, בדרך כלל לפי שווי המכירות השנתי:

• קבוצה A: כ-20% מהמוצרים שמייצרים את רוב ההכנסות. סופרים כל חודש.
• קבוצה B: מוצרים בחשיבות בינונית. סופרים כל רבעון.
• קבוצה C: מוצרים זולים או איטיים. מספיק פעם או פעמיים בשנה.

כדאי להוסיף לקבוצה A גם מוצרים קטנים ויקרים שקל לאבד, ומוצרים שבהם כבר התגלו פערים בעבר.

את החלוקה עושים מתוך דוח מכירות לפי מוצר. באודו אפשר לייצא את הדוח, למיין לפי שווי ולסמן כל מוצר בקטגוריה או בתגית שמתאימה לקבוצה שלו.

איך עושים ספירת מלאי באודו?

מסך ספירת המלאי (Physical Inventory) זמין בגרסה הקהילתית. התהליך:

1. מסננים את המוצרים לספירה, למשל לפי מיקום, קטגוריה או תגית.
2. מקצים את הספירה לעובד. המערכת יכולה להציג לו את הכמות הצפויה או להסתיר אותה, כדי שלא יספור "לפי מה שכתוב".
3. העובד מזין את הכמות שספר. אפשר לעבוד מהמחשב או מהדפדפן בטלפון.
4. מנהל עובר על הפערים, בודק את הגדולים ומאשר.
5. אודו מעדכנת את המלאי ושומרת תנועת התאמה עם תאריך, כמות ומי אישר.

אפשר גם להגדיר לכל מיקום תדירות ספירה בימים, ולקבוע תאריך שנתי לספירה הכללית. המערכת מסמנת אילו ספירות הגיע זמנן.

עם אפליקציית הברקוד של Enterprise, הספירה נעשית בסריקה מהטלפון או ממסופון. בגרסה הקהילתית מזינים כמויות בהקלדה, וזה מספיק לרוב העסקים הקטנים.

מה עושים עם פערים?

פער קטן ומפוזר הוא נורמלי. פער גדול או חוזר הוא סימן שמשהו בתהליך לא עובד. לפני שמאשרים התאמה, כדאי לבדוק:

• האם יש קבלה מספק שעוד לא נקלטה, או משלוח ללקוח שעוד לא אושר?
• האם המוצר מאוחסן בשני מקומות?
• האם יש בלבול בין יחידות, למשל קרטון ויחידה?
• האם הפער חוזר באותו מוצר או אצל אותו עובד?

כל התאמה באודו נשמרת בהיסטוריה, כך שאפשר לראות לאורך זמן אילו מוצרים ואילו מיקומים מייצרים הכי הרבה פערים.

מה מתאים לעסק שלכם?

חנות קטנה או בית מלאכה עם כמה מאות מוצרים: ספירה שנתית אחת, ועוד ספירה רבעונית של 20 עד 30 המוצרים החשובים.

יבואן, מפיץ או מחסן עם אלפי מוצרים: ספירה מחזורית שבועית לפי ABC, כך שבסוף השנה הספירה הכללית קצרה ופשוטה.

עסק עם ציוד יקר שיוצא ללקוחות, כמו השכרה או פיגומים: ספירה תכופה של הציוד, עם מספרים סידוריים, כדי לדעת בדיוק מה בחוץ ומה במחסן. ראו את הדגמת הפיגומים.